Сделки в CRM — миф или реальность? — Объективная действительность!

Повышаем эффективность связки Битрикс24 и систем учёта

Описание


   Модуль «Продвинутый импорт и обработка сделок в CRM» — комплексное решение, позволяющее не просто организовать удобный импорт данных в сделки Битрикс24 (коробочная версия), а создать по-настоящему эффективную связку Битрикс24 и систем учёта. Вы сможете наполнить вашу CRM данными о продажах и клиентах, автоматизировать их обработку, следить за уровнем продаж, формировать отчеты, просматривать информацию по сделкам и многое другое. А интуитивно понятный интерфейс и гибкость настройки позволяет использовать в качестве источника данных не только 1С даже с высокой степенью кастомизации, но и любую другую систему учёта, способную выгружать данные в формате XML.

   Уникальная особенность нашего решения — возможность запуска роботов CRM и бизнес-процессов Битрикс24 для импортированных из системы учёта данных.

   Автоматизировать обработку полученных данных можно по-разному. Вы можете держать всех заинтересованных лиц в курсе изменений по сделкам с помощью уведомлений; автоматически формировать задачи или запускать бизнес-процесс согласования при переходе сделки в определенный статус; отправлять письма или смс клиентам (при использовании соответствующих модулей); использовать все возможности роботов CRM.

   Модуль поддерживает как единовременную загрузку данных, так и импорт по расписанию. Таким образом, вы сможете не только настроить автоматическое отслеживание всех изменений по сделкам в вашей системе учёта, но и при необходимости загрузить в CRM и проанализировать историю сделок.

   Решение предназначено, в первую очередь, для руководителей, начальников отдела, специалистов контроля качества. Динамически подгружаемая информация позволит следить за уровнем продаж, формировать отчеты, просматривать информацию по сделкам и клиентам, а гибкость Битрикс24 даст возможность получить практически любую информацию, необходимую для аналитики. При этом включаемые бизнес-процессы и роботы, позволят эффективно взаимодействовать с ответственными сотрудниками, проанализировать их успехи или неудачи.

Взаимодействие с 1С

   Разрабатывая «Продвинутый импорт и обработка сделок в CRM», мы хотели создать мощный инструмент взаимодействия 1С и Битрикс24, способный органично дополнить и расширить существующий функционал, слабая сторона которого — удобство и эффективность эксплуатации в рамках CRM.

   1С-трекер — стандартный механизм, наиболее близкий по смыслу к работе нашего модуля. «Трекер» позволяет выгружать из 1С: контрагентов, их контакты и контактную информацию, а также организации (в раздел «Компании» Битрикс24); контактные лица контрагентов (в раздел «Контакты»). Также в раздел «Мои дела» можно выгружать необходимые документы (при этом у них должны быть реквизиты «Контрагент» и «Сумма документа», а сами документы должны быть в составе плана обмена).

   В теории этот функционал позволяет связать офлайн-продажи с онлайн-CRM в режиме реального времени. По факту же связка 1С и Битрикс24 через «трекер» сможет принести результат, только в том случае, если работа отдела продаж не связана с просмотром остатков, резервированием, формированием полного пакета документов, необходимых для реализации товара или услуги.

   Почему так получается? Самый тривиальный пример: почти вся важная информация о клиентах, за счёт которой можно организовать их автоматический отбор и сегментацию, «трекер» оставляет в 1С. В CRM попадает только контактная информация.

   Другой пример: стандартная выгрузка документов, если речь идёт о любой специфической информации, по сути бесполезна. На выходе вы получаете огромный список дел с шаблонными названиями, по которому можно реально оценить только факт наличия документа. За прочими деталями необходимо уже лезть в дела с реализацией, например через веб-сервер 1С.

   Вот и выходит на практике, что в большинстве случаев сотрудникам компании (особенно отделу продаж), действительно проще работать в режиме одного окна в 1С, чем использовать интеграцию Битрикс24 и 1С через «трекер».
И подобная тенденция прослеживается в целом ряде компаний, с которыми нам приходилось работать. Битрикс24 используется в основном не для работы с документами, а для внутренних коммуникаций, уведомлений, совершения звонков клиентам,работы с задачами и сбора статистики.

   При этом стандартные инструменты взаимодействия Битрикс24 с 1С и другими системами учёта, зачастую, не могут дать CRM необходимый объём данных для анализа.
Модуль «Продвинутый импорт и обработка сделок в CRM» призван восполнить этот пробел и позволит Битрикс24 получить практически любую информацию необходимую для аналитики, даст возможность контроля сделок в реальном времени и обеспечит должный уровень автоматизации этого процесса. 

Канбан — возможность контролировать сделки в реальном времени

Как это работает? 

Механизм импорта 

Наш модуль, использует механизм импорта данных из файла XML в CRM Битрикс24. 

Преимущества:

• Мы уже разработали шаблон и требования к файлу импорта.
• Создавать файл импорта можно любым удобным для вас способом в любой системе учета.
• Модуль имеет возможность и автоматической и ручной загрузки файлов.
• Модуль решает проблемы с автоматизацией загруженных данных.
• В модуле предусмотрены механизмы защиты от создания дубликатов в базе, что поможет поддерживать данные CRM  в актуальном состоянии

Предполагаемая сделка с клиентом разбита на несколько этапов и документов: 

1. составление-обработка-согласование заявки
2. составление заказа покупателя
3. составление заказа поставщику-резервирование товара
4. реализация

CRM используется для: 

• получения статистической информации;
• отображения в реальном времени результатов;
• информирования клиентов о движении сделки по стадиям;
• информирования соответствующих сотрудников о движении сделки по стадиям;
• контроля производительности сотрудников;
• выявления проблемных заявок и заказов, например, не обработанных за определенное время.

На стороне 1С формируется XML-файл по указанному нами шаблону. Он включает в себя даты, связанные с документом; фамилии; контактные данные и прочую информацию по всей цепочке документов системы учёта. 

В настройках нашего модуля данные из файла сопоставляются с полями и сущностями Битрикс24. 

После того, как все предварительные работы проведены, начинается импорт. 

Автоматизация

Важной составляющей модуля является возможность запуска роботов CRM и бизнес-процессов для сущностей из импортированных файлов.
Данная опция включается или выключается на ваше усмотрение, т.к может повлиять на работоспособность самого портала при больших объемах импортируемых данных. 

Автоматизировать обработку полученных данных с помощью нашего модуля можно по-разному:

• С помощью уведомлений держать в курсе всех заинтересованных лиц об изменениях или задержках в сделке.
• При переходе в определенный статус Битрикс может создавать сопутствующие документы или запускать бизнес-процесс согласования.
• Отправлять письма или СМС клиентам (при использовании соответствующих модулей)
• Использовать все возможности роботов CRM

В результате, кроме уведомлений мы получаем полную картину продаж за нужный период. 

Строим отчеты по по эффективности менеджеров: 

Круговая диаграмма показывает доход по менеджерам. Нижняя — соотношение успешных сделок (зеленым) и проваленных (красным)

 

В приведённой таблице указаны менеджеры, общее количество сделок, процентное соотношение проваленных и выигранных, полученная сумма. 

Конкретно по этому отчету мы уже можем сделать вывод, что количество обработанных и даже выигранных сделок не всегда самый эффективный показатель оценки труда.

Доходность по компаниям — такая аналитика подойдет для работы с повторными продажами